La factura electrónica (o e-factura) es ya una realidad obligatoria para las relaciones B2B en España. Si tu empresa factura a otra empresa, necesitas emitir y recibir facturas en formato electrónico. En esta guía lo explicamos todo.
¿Qué dice la ley?
La factura electrónica está regulada por la Ley 18/2022 (conocida como Ley Crea y Crece), que introdujo la obligatoriedad de la factura electrónica en las operaciones entre empresas y autónomos (B2B).
El desarrollo reglamentario, a cargo del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, establece:
- Todas las empresas y autónomos que facturen a otra empresa o autónomo deberán emitir y recibir facturas electrónicas.
- Las facturas electrónicas deben cumplir con el estándar europeo EN 16931.
- Se utilizarán plataformas públicas y privadas de facturación electrónica.
- Las empresas con facturación superior a 8 millones de euros tendrán obligaciones adicionales como receptoras.
Diferencia entre factura electrónica y factura digital
Es importante no confundir conceptos:
| Concepto | Descripción |
|---|---|
| Factura en PDF | Un PDF enviado por email. NO es factura electrónica. |
| Factura digital | Factura en formato digital (PDF, imagen). NO es factura electrónica. |
| Factura electrónica | Factura en formato estructurado (XML, EDI) que permite su procesamiento automático. |
La diferencia clave: una factura electrónica es legible por máquinas, no solo por humanos.
Formatos de factura electrónica
Los formatos reconocidos en España son:
Facturae
El formato Facturae (basado en XML) es el estándar oficial español. Se utiliza en las relaciones con las Administraciones Públicas y es el formato más extendido en el sector privado.
Versiones actuales: 3.2, 3.2.1, 3.2.2
UBL (Universal Business Language)
Formato internacional utilizado en algunos sistemas. Compatible con la norma europea EN 16931.
EDIFACT
Formato heredado, utilizado principalmente por grandes empresas. Compatible con EN 16931 pero en desuso para PYMES.
Requisitos técnicos
Una factura electrónica válida debe:
- Estar en formato estructurado (Facturae o equivalente).
- Incluir firma electrónica (avanzada o cualificada) que garantice la autenticidad e integridad.
- Cumplir con el contenido mínimo establecido en el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012).
- Incluir el CSV y los datos de VeriFactu si aplica.
- Poder archivarse y recuperarse durante al menos 4 años.
Plazos de implementación
La entrada en vigor es escalonada según el tamaño de la empresa:
- Empresas > 8M€ facturación: obligación de recibir e-factura desde el inicio.
- Resto de empresas y autónomos: obligación plena con el desarrollo reglamentario, previsto para 2025-2026.
No esperes al último momento. La adaptación tecnológica lleva tiempo.
Cómo prepararse
1. Revisa tu software de facturación
¿Soporta la generación de facturas en formato Facturae? ¿Permite la firma electrónica? Si usas LAVORA, la respuesta a ambas preguntas es sí, de serie.
2. Obtén un certificado digital
Necesitas un certificado digital para firmar las facturas electrónicas. Las opciones más comunes:
- Certificado de la FNMT (gratuito).
- Certificado de la Cámara de Comercio.
- DNIe si tienes uno moderno.
3. Configura tu plataforma de recepción
Como receptor, debes disponer de una plataforma capaz de recibir y procesar facturas electrónicas. Esto incluye:
- Un buzón de facturas electrónicas.
- Validación automática de firmas.
- Integración con tu ERP o contabilidad.
4. Comunica a tus proveedores
Informa a tus proveedores de que aceptas facturas electrónicas y facilítales los canales para enviártelas.
LAVORA y la factura electrónica
LAVORA incluye soporte completo para factura electrónica:
- Generación de Facturae 3.2.2 con un clic desde cualquier factura.
- Firma electrónica automática con tu certificado digital.
- Envío directo a las plataformas públicas (FACe) y privadas.
- Recepción y procesamiento de facturas electrónicas entrantes.
- Integración con VeriFactu: una sola factura cumple con ambas normativas.
- Archivado automático durante 4 años, con recuperación inmediata.
Sanciones por incumplimiento
No cumplir con la obligación de factura electrónica puede acarrear:
- Sanciones por parte de la AEAT.
- Rechazo de facturas por parte de tus clientes.
- Problemas en concursos y licitaciones públicas.
- Pérdida de deducibilidad del IVA si la factura no es válida.
Conclusión
La factura electrónica no es una novedad tecnológica opcional: es una obligación legal que afecta a todas las empresas españolas. Cuanto antes te adaptes, menos problemas tendrás.
Con LAVORA, la transición es transparente: tus facturas se generan en formato electrónico automáticamente, se firman con tu certificado y se envían a la plataforma correcta. Todo sin que tengas que pensar en formatos XML ni firmas.
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